Eén overkoepelend systeem voor het gehele PhD-traject

Aanmelding & Toelating: Een gestroomlijnde start zonder administratieve ruis

De toelatingsfase legt de basis voor het gehele PhD-traject. Hora Finita borgt een zorgvuldige en efficiënte instroom zonder dat secretariaten handmatig gegevens hoeven over te typen.

Flexibele registratieroutes & trajecttypen:

• Ondersteuning voor meerdere instroomroutes: zelfregistratie door de kandidaat, invoer door het secretariaat of de promotor, of automatische detectie via een koppeling met het HR-systeem.
• Directe ondersteuning voor verschillende typen promovendi (zoals werknemerpromovendi, promoverende medewerkers, bursalen en externe promovendi) met bijbehorende specifieke eisen.

Slimme documentverzameling & self-service:

• De kandidaat levert zelf de benodigde toelatingsdocumenten en gegevens aan via een overzichtelijk portaal. Dit verlaagt de administratieve werkdruk op secretariaten aanzienlijk.
• Secretariaten behouden uiteraard de mogelijkheid om gegevens namens de kandidaat in te voeren of aan te passen.
• Ingebouwde faciliteiten voor de controle van buitenlandse vooropleidingen en diploma's in samenwerking met Nuffic.
• Stap voor de digitale vastlegging akkoord Wetenschappelijke Integriteit.

Inrichting van de accorderingsprocedure & governance:

• Volledig aanpasbare goedkeuringsworkflows, afgestemd op de organisatie (bijv. beoordeling door promotor, decaan en College voor Promoties).
• Rolspecifieke weergave: beoordelaars zien uitsluitend de informatie die voor hun specifieke besluitvorming relevant is.
• Alle besluitvormingsstappen worden automatisch vastgelegd in een auditlog voor volledige traceerbaarheid en academische integriteit.

Geautomatiseerde opvolging & IT-integratie:

• Slimme bewaking met automatische rappels voorkomt dat toelatingsdossiers onnodig blijven liggen.
• Directe koppeling via webhooks met het IT-landschap voor bijvoorbeeld de geautomatiseerde uitgifte van een universiteitsaccount.
• Na definitieve toelating worden de bevestigingen verzonden en worden automatisch de juiste milestones voor de vervolgfase klaargezet.

Voortgang & Milestones: Bewaak de kwaliteit en doorlooptijd van het onderzoek

De voortgangsfase beslaat het grootste deel van het PhD-traject. Hora Finita ondersteunt de regie op kwaliteit, opleidingsafspraken en tijdslijnen, met volledige flexibiliteit om mee te bewegen met de specifieke eisen van elke faculteit en elk type traject.

Opleidingsafspraken, onderwijs & onderzoeksdata:

• Beheer en vastlegging van het Training and Supervision Plan (TSP) of PhD Agreement.
• Borgen en verwerken van het Data Management Plan (DMP) conform de instellingsrichtlijnen.
• Overzichtelijke registratie van gevolgde cursussen, behaalde ECTS, onderwijsactiviteiten (zoals lesgeven) en overige disseminatie.

Differentiatie per faculteit, Graduate School & type promovendus:

• Milestones, opleidingseisen en processtappen passen zich automatisch aan op basis van het type promovendus (zoals werknemer, bursaal of extern) én het specifieke reglement van de faculteit of Graduate School.
• Volledige vrijheid voor de organisatie om onderdelen verplicht te stellen, optioneel te maken of uit te schakelen.

Kwaliteitsborging, evaluatie & Go/No-Go:

• Volledige ondersteuning van het Go/No-Go-proces, inclusief de formele beoordelingsprocedure en de mogelijkheid voor een rebuttal (weerwoord) door de promovendus.
• Geautomatiseerd inplannen en opvolgen van jaargesprekken en periodieke voortgangsevaluaties.
• Faciliteert periodieke zelfevaluatie door de promovendus én geautomatiseerde evaluatie van de begeleiding (supervision), inclusief uitgebreide rapportagemogelijkheden voor Graduate Schools.

Privacy, autorisatie & verlof:

• Fijnmazige rechtenstructuur voor privacygevoelige documenten (zoals gespreksverslagen en vertrouwelijke evaluaties).
• Flexibel registreren van verlof, respijt en het tijdelijk stopzetten (on hold) van het traject, met automatische aanpassing van verwachte einddata en milestones.

Voortgangsbewaking & archivering:

• Centrale bewaking van alle afgesproken milestones en doorlooptijden.
• Geautomatiseerde koppelingen met universitaire archiefsystemen voor het duurzaam opslaan van vastgestelde voortgangsdocumenten en verslagen.

Proefschrift & Beoordeling: Efficiënte en eenvoudige commissie-afhandeling

De beoordelingsfase kent een strakke planning en strikte reglementen. Hora Finita garandeert dat aan alle voorwaarden is voldaan voordat het proces start, stroomlijnt de besluitvorming rondom de commissie en neemt externe beoordelaars alle administratieve drempels uit handen.

Aanvraag, geautomatiseerde checks & upload:

• De promovendus vraagt digitaal toelating aan tot de promotiefase.
• Hora Finita controleert automatisch of aan alle voorafgaande voorwaarden is voldaan (zoals een positieve Go/No-Go en het behalen van de vereiste opleidingseisen/ECTS).
• Directe upload van het manuscript, de samenvatting en eventuele andere stukken.
• Promotoren ontvangen automatisch een verzoek tot akkoord voor de start van de promotiefase (inclusief het downloaden van het manuscript en optionele vastlegging van de plagiaatscan).

Samenstelling & goedkeuring beoordelingscommissie:

• Promotor dient via het systeem een voorstel in voor de samenstelling van de beoordelingscommissie.
• Voorstel van de samenstelling wordt beoordeeld door bijvoorbeeld facultair secretariaat, decaan en College voor Promoties.
• Ondersteuning voor eventuele herzieningen in de commissiesamenstelling.

Drempelloze toegang & beoordeling voor (externe) commissieleden:

• Na akkoord op de samenstelling worden commissieleden automatisch uitgenodigd.
• Externe beoordelaars krijgen direct en veilig toegang tot het manuscript zonder een account aan te hoeven maken — geen gedoe met grote e-mailbijlagen, bestandsdiensten of verzending per post.
• Invoer van de beoordeling via een flexibel, configureerbaar beoordelingsformulier, inclusief de mogelijkheid om inhoudelijke feedback te delen met promotoren en promovendus.
• Ondersteuning voor cum-laudeprocedure

Voortgangsbewaking, besluitvorming & verantwoording:

• Geautomatiseerde verzameling van beoordelingen en overzichtelijke presentatie aan de commissievoorzitter en decaan voor de definitieve goedkeuring.
• Slimme bewaking met automatische rappels naar commissieleden; bij het uitblijven van een beoordeling ontvangt ook de organisatie een signaal om de voortgang te borgen.
• Volledig auditlog van de gehele beoordelingsketen, inclusief het versturen van afschriften en instructieve notificatiemails aan alle betrokkenen.

Ceremonie & diplomeringsproces: Volledige logistieke en formele afhandeling

Hora Finita stroomlijnt de complete logistiek rondom de verdediging en borgt een vlekkeloze formele afhandeling.

Planning & beheer via de promotiekalender:

• Geïntegreerde promotiekalender waarin het bureau van de pedel beschikbare tijdslots per locatie kan definiëren.
• Zodra aan de gestelde voorwaarden is voldaan (zoals de definitieve goedkeuring van het manuscript), kunnen de promovendus of promotor een promotiemoment reserveren.
• Formele accordering en vastlegging van het gekozen tijdslot door de pedel.
• Ondersteuning voor lotingsprocedure voor populaire tijdslots.

Publicatie, maandagenda & website-koppeling:

• Geautomatiseerde generatie van een maandelijkse promotie-agenda, opgemaakt in de officiële huisstijl van de universiteit.
• Directe uitwisseling met de universitaire website voor de publieke aankondiging van aankomende promoties en de opbouw van het promotie-archief.

Commissiesamenstelling & controle titelblad:

• De commissie voor de plechtigheid (opponenten/corona) kan automatisch worden overgenomen uit de beoordelingsfase of door de promotor opnieuw worden voorgesteld.
• Goedkeuringsprocedure samenstelling van de commissie.
• Ingebouwde workflow voor de formele goedkeuring van het titelblad van het proefschrift.

Geautomatiseerde communicatie & logistieke informatie:

• Automatische verzending van uitnodigingen, updates en rappels naar de promovendus en alle commissieleden.
• RSVP-functionaliteit: Voor commissieleden rondom de verdediging en plechtigheid.
• Alle betrokkenen ontvangen tijdig de benodigde gegevens, waaronder datum, locatie, commissiesamenstelling en praktische instructies voor de plechtigheid.

Documentgeneratie & externe koppelingen:

• Automatische generatie van de officiële documenten: het getuigschrift (de bul), het certificaat met alle behaalde opleidingsactiviteiten (diploma-supplement) en het zittingsverslag/formulieren voor tijdens de plechtigheid.
• Mogelijkheid tot koppeling met externe partners, zoals een drukkerij of kalligraaf voor de uitgifte van het getuigschrift.

Registratie afloop & exit-traject:

• Direct na de plechtigheid registreert de pedel de uitkomst van de verdediging (inclusief eventueel cum laude-predicaat).
• Optionele geautomatiseerde uitrol van een exit-gesprek en/of vragenlijst voor verlatende promovendi, inclusief overzichtelijke rapportagemogelijkheden.

Bibliotheek & CRIS-integratie: Naadloze overdracht van het definitieve proefschrift naar de repository

Na goedkeuring door de commissie volgt de definitieve overdracht naar de universiteitsbibliotheek. Hora Finita stroomlijnt het aanleveren van het definitieve proefschrift, borgt de controle op eventuele correcties en verzorgt de geautomatiseerde uitwisseling met het CRIS-systeem en/of repository.

Aanlevering & optionele controle definitieve versie proefschrift:

• De promovendus ontvangt automatisch een verzoek voor het indienen van de definitieve versie van het proefschrift, inclusief alle bijbehorende metadata.
• Optionele controleworkflow waarin de promotor digitaal accordeert dat verwerkte correcties uit de beoordelingsfase correct zijn doorgevoerd.

Licentieovereenkomsten, embargobeheer & bibliotheekbeoordeling:

• Automatische generatie van de benodigde licentieovereenkomst voor (open access) publicatie, die de promovendus direct digitaal binnen het platform kan accepteren.
• Volledige ondersteuning voor het instellen en beheren van een embargo op (delen van) het proefschrift of bijbehorende data.
• De bibliotheekmedewerker ontvangt automatisch een verzoek om de ingediende metadata, licentieovereenkomst en embargo-informatie te beoordelen en goed te keuren.

Geautomatiseerde CRIS-uitwisseling (Pure) & DOI-beheer:

• Na goedkeuring door de bibliotheek wisselt Hora Finita het proefschrift en de verrijkte metadata automatisch uit met het Research Information System (zoals Pure).
• Vroege toekenning van de DOI: de promovendus ontvangt al vroeg in het proces de DOI, zodat deze tijdig op het officiële titelblad verwerkt kan worden.
• De definitieve link naar het proefschrift in de universiteitsrepository wordt vervolgens automatisch aan de DOI gekoppeld.

Procesbewaking & rappels:

• Geautomatiseerde herinneringen rondom het tijdig aanleveren, de beoordeling door de bibliotheek en de opvolging van lopende embargo-termijnen.

Overkoepelend: Krachtige analytics & naadloze systeemintegratie

Hora Finita ondersteunt niet alleen de dagelijkse operationele processtappen, maar biedt het bestuur en de IT-organisatie van de universiteit strategische stuurinformatie en een toekomstbestendige architectuur.

Management-informatie, rendement & rapportage:

• Uitgebreide standaardrapportages voor landelijke sturings- en kwaliteitsindicatoren (zoals uitwisselingen met landelijke statistiekbureaus of universitaire koepels).
• Registratie ISCED / HOOP
• Direct inzicht in instroom, doorlooptijden, uitval en uitstroomrendementen per faculteit, Graduate School of type promovendus.
• Krachtige mogelijkheden voor maatwerkinzichten, ad-hoc exports en directe koppelingen met het universitaire Data Warehouse (DWH) en BI-tools (zoals PowerBI).

API op basis van open standaarden:

• RESTful JSON API: Een krachtige API voor volledige, naadloze uitwisseling van data met het bredere applicatielandschap.
• OpenAPI 3.0 (OAS 3.0): Gestandaardiseerde, interactieve documentatie ingebouwd in het platform, speciaal voor IT-specialisten en integratiearchitecten.
• Real-time Webhooks: Ondersteuning voor event-driven integraties, waarmee acties in Hora Finita direct real-time processen in externe platformen triggeren.

Identiteit, HR & data access:

• Directe koppeling met Identity Providers (IDP/SSO zoals SURFconext, Entra ID, SAML) en HR-systemen voor automatische medewerkers- en aanstellings-synchronisatie.
• Flexibele Data Access: Hoewel API's en Webhooks de norm zijn voor maximale veiligheid en dataconsistentie, ondersteunt Hora Finita ook ODBC-verbindingen voor directe database-ontsluiting en batch-verwerking (XML/CSV) voor legacy-systemen.

Integraties & maatwerk:

• Out-of-the-box Koppelingen: Standaard integraties met Research Information Systems (zoals Pure) en Crossref voor automatische toekenning van DOI's.
• Maatwerk op procesniveau: Samenwerking met het IT-team van de universiteit tijdens de implementatie om specifieke institutionele integraties en datastromen op maat in te richten.

Aanvullende Modules: Ondersteuning rondom het academische proces

Naast het kernproces rondom promovendi biedt Hora Finita geïntegreerde modules die aanpalende academische workflows binnen de universiteit stroomlijnen:

Persmodule

Stroomlijnt de communicatie naar de buitenwereld door publieksgerichte samenvattingen uit te vragen bij kandidaten, deze redactioneel te verwerken en geautomatiseerd door te sturen naar journalisten of de universitaire persdienst.

Alumni-module

Specifieke voorziening voor het langdurig borgen en bijhouden van de contactgegevens en loopbaaninformatie van gepromoveerde alumni.

Oraties

Volledige ondersteuning bij het organiseren, inplannen en registreren van oraties voor hoogleraren.

Maximale flexibiliteit: Configureerbaar in de basis, maatwerk waar nodig

Elke universiteit — en vaak zelfs elke faculteit binnen één instelling — heeft een eigen dynamiek, cultuur en promotiereglement. Hora Finita is daarom van de grond af ontworpen met maximale flexibiliteit als uitgangspunt.

Rijke out-of-the-box configuratie:

Veel processen, formulieren, rollen en notificaties zijn standaard instelbaar. Hierdoor kunnen verschillende faculteiten of Graduate Schools binnen dezelfde omgeving hun eigen specifieke workflows en richtlijnen hanteren, zonder dat er één regel code herschreven hoeft te worden.

Gericht maatwerk wanneer het écht nodig is:

Sluiten de uitgebreide standaardinstellingen toch niet 100% aan bij een uniek institutioneel proces of een specifieke systeemkoppeling? Doordat de software in eigen beheer wordt ontwikkeld kan er snel en gericht maatwerk gerealiseerd worden. Zo hoeft de universiteit het eigen proces nooit aan te passen aan de beperkingen van de software.

Samen sterker: de Hora Finita gebruikersgroep

Als gebruiker van Hora Finita sta je er nooit alleen voor. Via onze actieve gebruikersgroep bouwen we het platform echt samen met en voor universiteiten. Dit garandeert functionaliteiten met een breed draagvlak en biedt de unieke kans om samen efficiënt te investeren in nieuwe doorontwikkeling. Binnen de groep stemmen we wensen en landelijke eisen nauwkeurig op elkaar af, terwijl er altijd volledige ruimte blijft voor jouw eigen instellingsspecifieke maatwerk. Bovendien fungeert de gebruikersgroep als een waardevolle motor voor kennisdeling, waardoor je direct profiteert van de inzichten, ervaringen en best practices van andere instellingen.